به گزارش سایت خبری پرسون، ۸۵ درصد آمریکایی‌ها اعتراف کرده و پذیرفته‌اند که از نحوه اولویت بندی کارهای خود به صورتی که می‌خواهند هیچ گونه اطلاعی ندارند.
احساس و نظر شما در این خصوص چیست؟
آیا تا به حال در کاری که به شما محول شده است غرق شده اید؟
آیا تا به حال شده که قرار مهم و فوری که مهلت مقرر آن سر رسیده را از دست داده باشید؟
یا فراموش کرده‌اید که کار مهمی را انجام دهید؟
مشکلی نیست، چرا که برای شما راه حلی دارم.
ببینید، این‌ها نشانه‌هایی از مهارت‌های دست نخورده مدیریت زمان هستند و در این میان، تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که مهارت‌های اولویت بندی شده خود را اصلاح و انجام آن‌ها را شروع کنید و به منظور ارزیابی صحیح و کارآمد وظایف خود نیز، فهرست کاری مناسب و کاملی را تهیه کنید.
به نظر راحت می‌آیند، درسته؟ امّا بسیاری از افراد تعجب می‌کنند وقتی که من بیش از یک نوع فهرست کاری روزانه را به آن‌ها ارائه می‌کنم.
فهرست کارهای روزانه، کلید مهم و کارآمدی برای شماست، چرا که در این فهرست، شما تمامی کار‌هایی که باید به صورت روزانه انجام دهید را به ترتیب اولویت و اهمیت، از بالا به پایین طبقه بندی می‌کنید، به طوری که کارهای مهم و بااهمیت را در بالا و آن دسته که از اهمیت کمتری برخوردار هستند را در قسمت پایین فهرست می‌کنید.
مهارت‌های سازمانی خود را به صورت اهرمی درآورید.
توانایی شما در بهبود مهارت‌های سازمانی و اولویت بندی کار‌ها معیاری برای سنجش صلاحیت کلی شماست.
هرچه برنامه شما بهتر باشد، حتی اگر همانند تهیه فهرست کارهایتان هم ساده باشد، برای شما راحت‌تر است که بر تعویق افتادن کارهای خود غلبه و شروع به کار کنید و آن قورباغه را قورت داده و کار خود را ادامه دهید.
یکی از هدف‌های اصلی شما در محل کار باید اولویت بندی کارهای خود با استفاده از مهارت‌های سازمانی تان باشد تا بتوانید بالاترین بازه و نتیجه ممکن از سرمایه‌های ذهنی، احساسی و انرژی فیزیکی خود را به دست آورید.
بنابراین, اگر قبلا از آن‌ها استفاده نکرده اید، پیشنهاد من این است که چند دقیقه زمان بگذارید و این مطلب که در خصوص نحوه تنظیم و دستیابی به اهداف SMART است را مطالعه کنید.
خبر خوب این است که با هر دقیقه‌ای که صرف برنامه ریزی کردن می‌کنید, می توانید مدت زمان ده دقیقه ای را برای انجام کار خود ذخیره کنید.
فقط ده یا دوازده دقیقه طول می‌کشد تا شما با برنامه ریزی و فهرست کردن کارهای مهم روزانه خود، آن‌ها را اولویت بندی کنید.
این اندک زمان صرفه جویی شده می‌تواند حداقل دو ساعت یعنی ۱۰۰ تا ۱۲۰ دقیقه از زمان شما را ذخیره و از اتلاف آن جلوگیری کند و باعث شود که تلاش روزانه شما عملی شود.
کارهای روزانه خود را فهرست کنید
مهارت‌های سازمانی خود را به کار بگیرید و اولویت‌های خود را طبق اهمیت و اولویت بندی انجام شده در فهرست اجرا کنید تا وقتی که اتفاق و چیز جدیدی رخ می دهد قبل از انجام دادن, آن را به فهرست اضافه کنید.
با آگاهی از چگونگی کارهای اولویت بندی شده، شما می‌توانید از روز اول شروع کاری و از طریق فهرست برنامه ریزی، تولید و بهره وری خود را به طور مداوم، تا ۲۵ درصد یا بیشتر افزایش دهید.
داشتن چنین سیستمی باعث می‌شود که دستیابی به هر آن چه که می‌خواهید بالاخص اهداف بلند مدت مانند کتاب نوشتن راحت‌تر شود، به همین منظور, مهارت‌های سازمانی خود را بهبود ببخشید و از شب قبل و در پایان روز کاری، فهرست کارهای روزانه خود را تهیه کنید.
هر موردی که به نتیجه نرسیده‌اید را در فهرست کاری روز بعد خود قرار دهید و سپس همه کار‌هایی را که باید در آن روز انجام دهید، به آن اضافه کنید.
وقتی شما، عصر یا شب قبل، فهرست کارهای روزانه خود را تهیه می‌کنید، ضمیر ناخودآگاه شما، تمام شب و هنگام خواب هم روی این فهرست تمرکز می‌کند.
ابزار‌های مدیریت زمان
اغلب شما با ایده و تفکرات جالب و عالی از خواب بیدار می‌شوید که می‌توانید کارهایتان را اولویت بندی و از آن‌ها استفاده کنید تا بتوانید کار خود را بهتر و سریع‌تر از آن چه که در ابتدا فکر می‌کردید, انجام دهید.
هر چقدر زمان بیشتری را برای تنظیم فهرست کاری خود صرف کنید موثرتر و مفیدتر خواهید بود که این تجزیه و تحلیل مدیریت زمان همان ابزاری است که در طول ۳۰ سال گذشته با هزاران نفر مشورت کردم و در حال حاضر، این هدیه من به شماست.
برگرفته از مقاله برایان تریسی
